Voorkomen is beter dan...

In mijn werk kom ik regelmatig issues tegen die vrij eenvoudig ondervangen kunnen worden - als de promovendus er op tijd aan denkt. Hieronder 5 tips, om de mij bekende en veel voorkomende stressfactoren te voorkomen. En weet; beter laat gestart dan nooit aan gedacht!

1. Noteer connecties

Houd nu al bij wie belangrijk is voor de ontwikkeling van ieder onderzoek.
Maak een notitielijst aan voor jezelf (bv. in de cloud). Heb je net iemand gesproken die invloed had op het verloop van het onderzoek? Dat weet je over 3 of 4 jaar niet meer. Noteer het in de lijst. Zo vergeet je straks niemand in het Dankwoord dat je in een erg drukke periode moet schrijven. Filteren kan later nog.

2. Wees consistent

Gebruik een eenduidig format.
Hoewel haast ieder journal om een eigen format vraagt, wordt de tekst straks als geheel in je proefschrift geplaatst. Maak daarom vanaf het begin af aan een kopie van het definitieve artikel voor je manuscript, dat je op een eigen manier vormgeeft. Wees meteen consistent in je opmaak keuzes. Schrijf ze evt. op als een soort checklist. Denk bijvoorbeeld aan:

• (Referentie-) lijsten, tabelcijfers & onderschriften – Kies. Gebruik cijfers of letters in je lijsten. Met of zonder punt erachter. Houd 1 format aan voor alle lijsten in je document: Wordt het Tabel X. of Tabel X (zonder punt)? Gebruik je voor de figuurverdeling in een caption; A) of A. of (a)?
• Namen auteurs – Kies. Gebruik óf de uitgeschreven voornamen, óf alleen de voorletters. Pas toe in Referenties, auteurs op hoofdstukpagina’s, de Publicatielijsten, etc.
• Gekozen taal voor de afkortingen & spelling – Kies. Gebruik je ‘Organisations’ of ‘Organizations’?
• Headers – Kies. Gebruik je overal ‘Method of Methods’ ... ‘Background’ of ‘Abstract’?
• Tabellen – Wees helder en consistent. Het lijkt pietluttig maar dat is het niet. Gebruik dezelfde hiëarchische duiding in alle tabellen. En: Gebruik voor iedere ‘enter’-regel in de tabel een nieuwe celregel. Door ieder level in de hiërarchie van je tabel een eigen regel te geven, blijft de data leesbaar zoals jij het bedoeld hebt. Zo kan iedereen, inclusief een vormgever met minder inhoudelijke kennis, de tabel foutloos opmaken in het proefschrift.
   
• Lees deze blog van Suzanna van der Laan voordat je los gaat op de vormgeving in Word – De tekst in het proefschrift wordt straks opnieuw vormgegeven, op een ander paginaformaat, in een ander lettertype. Met de tips in dit blog bespaar je tijd en geld aan het eind van de rit.

3. Bewaar bronbestanden

Niet zelf gemaakt? Vraag de originele figuren op.
De figuren zoals ze in het Journal zijn gedrukt, zijn niet goed genoeg voor een mooie afdruk in jouw boek. Maar met de originele bestanden kun je ze op een later moment op de juiste manier exporteren.

Mail meteen naar de eventuele maker(s) om het origineel van een figuur op te vragen dat je niet zelf hebt gemaakt. Drie of vier jaar na dato wordt het lastiger.

Ook 'eenvoudige' figuren die in Word, Powerpoint of Excel zijn gemaakt zijn van belang. Net als de plaatjes die je gebruikt in een Word-bestand (icoontjes in een flowchart o.i.d.).

Bewaar alles vanaf het begin in een helder georganiseerde mappenstructuur, zodat het vindbaar en duidelijk voor je blijft.

• Extra tip: verdiep je in het verschil tussen vector en pixel afbeeldingen, bijvoorbeeld via deze link . Handig om te weten bij het maken van figuren. Met vector bestanden kan een vormgever vaak veel meer doen.

4. Begin vroeg

Denk na over een goede titel. Vraag hulp.
Lees mijn blog over het belang van een korte, krachtige titel. Kort samengevat komt het erop neer dat een goede, catchy titel goed werkt voor jou, je proefschrift én voor de vormgever. Zo’n titel is meestal niet heel eenvoudig te bedenken. Dus; zet hulplijnen in. Een goede titel bedenken kost tijd. En waarschijnlijk heb je nog wat extra tijd nodig om je professoren en andere leiding gevenden te overtuigen. Mijn advies is daarom:

• Begin ver van tevoren na te denken over je titel (in uiterlijk in jaar 2 of 3 van je onderzoek)
• Vraag hulp aan (andere) creatieve familieleden, collega's of vrienden
• Houd meerdere brainstormsessies, schrijf alles op.
• Wees moedig. Heb vertrouwen en houd voet bij stuk als je eenmaal toptitel hebt!

5. Wees op tijd

Klop mistens 3 maanden vóór je promotie aan bij je designer. Liefst eerder.

Het kan voelen alsof je zeeën van tijd hebt, maar dat valt toch tegen. Het proefschrift moet vaak (ruim) een maand van te voren bij de Pedel liggen. Het drukken neemt inclusief de printproef vaak meer dan 2 tot 3 weken in beslag en voor het ontwerp kun je ook minimaal 3 weken rekenen.

Wil je iets meer speelruimte, ga dan uit van 4 maanden.

Timing = everything

Al met al kun je dus zeggen dat je vooral op tijd moet beginnen met het structureel bijhouden van alles wat je nodig hebt in je proefschrift. En dat je ook op tijd moet beginnen met de creatievere onderdelen (titel/vormgeving) van het boek.

Neem bovenstaande tips mee in je promotie proces. Dan begin je een stuk georganiseerder en dus ook kalmer aan 'de laatste loodjes' van je PhD.

Isontwerp maakt kunst van meesterwerken

Ilse Schrauwers is grafisch ontwerper, illustrator, conceptdenker, natuurliefhebber, en bomenplanter. En sinds 2012 gespecialiseerd in het ontwerpen van proefschriften en (jubileum)boeken.