Wat moet jij nog doen?
Het is zover. Je manuscript is ingediend en nu kun je aan de slag met de vormgeving. Stel, je huurt een layouter in voor het binnenwerk. In dit geval, wordt je boek mooi opgemaakt door iemand anders. Toch is dat ook voor jou nog wel even een pittige klus, en daar wil ik je graag goed op voorbereiden.
In samenwerking met de layouter wordt binnen relatief korte tijd jouw proefschrift vorm-gegeven, tegen een scherpe prijs. Om dat mogelijk te maken, is het essentieel dat de bronteksten volgens een strak formaat worden aangeleverd; zodat het voor de layouter precies duidelijk is hoe de tekst eruit moet komen te zien (wat is hoofdtekst, wat zijn (sub)kopjes, waar moet welke figuur komen te staan, etc). Ook figuren moeten een minimale kwaliteit (grootte, resolutie, etc) hebben om goed te kunnen worden afgedrukt.
In deze blog vind je belangrijke zaken waar je aan moet denken.
Een korte samenvatting van dit artikel én belangrijke informatie vind je via onderstaande link:
Download Voorwaarden voor Layout
Alles in 1 bestand .doc en .pdf
Je moet je manuscript als een geheel aanleveren bij de Manuscript Commissie. Lees eerst mijn LinkedIn-blog over het aanmaken van een hoofdbestand , zodat je voorkomt dat er van alles verspringt in Word. En dan heb je meteen de goede basis voor aanleveren bij je layouter!
Je layouter ontvangt namelijk graag het document als 1 coherent geheel, met een duidelijke hiearchie. Je levert dit als Worddocument, én als PDF aan.
Je maakt daarom een hoofddocument van alle hoofdsutkken + figuren en tabellen op de juiste plek.
Consistentie in je teksten
Het tekstdocument dat je aanlevert bij de layouter, is precies wat er wordt gedrukt. Controleer daarom goed op spelfouten én consistentie. Kleine verschillen in Engels, auteursplaatsing, titels, headers, tabellen of figuren kosten achteraf veel tijd om aan te passen.
Veelvoorkomende punten om op te letten:
- Engels: consistent (Amerikaans of Brits)
- Auteurs: zelfde notatie, zelfde plaatsing op hoofdstukpagina’s en in referenties
- Journalvermeldingen: overal hetzelfde geplaatst en vormgegeven
- Headers: overal dezelfde keuze in taal en formattering
- Tabellen en figuren: nummering, titels, kleuren en opmaak consistent.
Door deze zaken vooraf aan te passen, bespaar je tijd, geld én stress tijdens de correctierondes. Correctietijd is vaak beperkt inbegrepen bij je bestelling; zodra deze voorbij is, loopt de teller door.
Download hier de uitgebreide Consistentie-Checklist:
Download Consistentie Checklist
Heldere teksten door duidelijke hiearchie
Hiervoor gebruik je de tekststijlen in Word. Je kunt hier - in 4 delen - lezen hoe je dat goed aanpakt. Deze tekststijlen zorgen voor een duidelijk onderscheid tussen de verschillende soorten teksten in je proefschrift
Maak consistent gebruik van tekststijlen, voor een duidelijke hiearchie
Maar je kunt dat ook anders doen, door handmatig alle teksten aanpassen. (Dit is uiteindelijk veel meer werk, dan het aanmaken van tekststijlen.) Zorg in ieder geval dat alle verschillende soorten teksten een eigen kenmerk hebben. Lever een lijstje aan bij de layouter, welke kenmerken jij aan je teksten hebt gegeven. Een voorbeeld van zo’n lijstje vind je hieronder.
Deze lijst is GEEN voorbeeld van hoe je het 'mooi' maakt. Het is echter wel heel duidelijk. De layouter zal er voor zorgen dat het allemaal mooi wordt vormgegeven.
Overbodige tekens verwijderen.
Als je manuscript wordt omgezet naar een proefschrift formaat, met een nieuwe vormgeving, veranderen alle witruimtes in je tekst. Daarom zijn enters en spaties die jij hebt toegevoegd om ruimte te creëren heel erg onhandig, want dat wordt nooit precies zoals jij het hebt bedoelt. Het kan zelfs zorgen voor problemen met het overzetten.
- Zorg er voor dat je geen extra enters plaatst voor volgende pagina. Gebruik daarvoor de knop pagina-einde onder de tab ‘invoegen’ in het word-lint. Gebruik Pagina-einde, in plaats van vele enters.
- Gebruik geen spaties in tabellen om extra witruimte te maken. Het beste is het, om elke tekst een eigen cel te geven. Dat is namelijk veel helderder voor de vormgever, als de tabel wordt aangepast in formaat. Als het echt nodig is kun je éénmalig een Ctrl+tab gebruiken om in een cel een extra witruimte toe te voegen. Als je dat heel vaak moet doen, kun je dus beter extra rijen, kolommen en/of cellen aanmaken.
- Ook bij de Referenties gebruik je geen grote hoeveelheden spaties. Je levert je referentielijsten als volgt aan: Nummer[TAB]Referentietekst.
Ontkoppel referentie lijsten
Nu we het toch over referenties hebben: het is heel belangrijk om gekoppelde teksten in je Word bestand te ontkoppelen. Deze koppelingen of hyperlinks zorgen namelijk voor veel fouten in het layout programma. Je levert daarom de teksten PLAT aan. Dat wil zeggen dat je alle hyperlinks verwijdert.
Dit is niet moeilijk, maar het is wel een ‘destructieve’ actie: de werking van de links wordt permanent verwijderd. Zorg er daarom voor dat je altijd een backup maakt voordat je de volgende stappen zet:
Stap 1: Verwijder hyperlinks in één keer (platte tekst overhouden): Selecteer de hele tekst; Ctrl + A op Windows / Cmd + A op Mac. Druk vervolgens op: Windows: Ctrl + Shift + F9 / Mac: Cmd + Shift (+ Fn) + F9. De laatste toetsencombinatie zet de geselecteerde tekst om naar platte tekst. Dit verwijdert alle velden (dus gekoppelde hyperlinks, referentievelden, inhoudsopgaven, etc.) en zet ze om naar 'gewone' tekst.
Helaas werkt Stap 1 niet voor alle automatisch genummerde lijsten. Ook deze opsommings lijsten moeten worden aangeleverd als platte tekst. Dat doe je als volgt:
Stap 2. Zet automatische nummering om naar platte tekst: Selecteer de lijst. Knip de Lijst (Ctrl + X) en klik op de rechtermuisknop. Of gebruik een tijdelijke export naar bijvoorbeeld kladblok en kopieer dan terug naar Word.
- Selecteer de genummerde lijst.
- Knip de lijst (Ctrl / Cmd + X) en klik op de rechtermuisknop. Of kopieer (Ctrl / Cmd + C) en delete de tekst.
- Klik met de rechtermuisknop op de plek waar de lijst moet staan. Nu de tekst verwijderd is, komt er een niewe plakoptie bij, die met het A-tje. Klik hierop. De lijst is als platte tekst geplakt
- Plak genummerde lijsten als platte tekst
Het kan zijn, dat de opmaak van de tekst veranderd door het omzetten naar platte tekst. Dit kun je aanpassen door er een speciale alineastijl van te maken, met inspring. Of je laat het gewoon zo, en geeft aan bij de layouter dat je dat hebt gedaan. Deze zal er tijdens het vormgeven een mooie lijst van maken.
Figuren met juiste noemer als losse bestanden
Figuren moeten, naast dat ze in je manuscript staan, ook apart worden aangeleverd. De plaatjes in Word zijn niet goed genoeg om af te drukken. Ze worden dan korrelig en lelijk. Het is daarom belangrijk om de bronbestanden te hebben van je figuren, en deze op de jusite manier te exporteren.
Alle figuren en afbeeldingen moeten worden opgeslagen met [de nummering van het hoofdstuk + de lokatie waar ze staan] in de bestandsnaam. Zoals bijvoorbeeld CH01-Fig01, CH01-Fig02, enzovoort. Ik gebruik hier CH voor Chapter. Je kunt er ook H van Hoofdstuk van maken.
Supplementaire figuren worden genoemd supCH01-Fig01, supCH01-Fig02. Zijn er nog extra onderverdelingen, sla deze dan ook apart op: CH01-Fig01a, CH01-Fig01b, enzovoorts.
De figuren worden na het aanleveren niet meer aangepast. Ze worden dus geplaatst zoals jij ze hebt opgestuurd. Wil je dat je figuren mooi matchen met je omslag? Zet ze dan waar mogelijk zelf om naar het kleurenpalet dat gebruikt is voor de cover. (Mijn blog over de vormgeving komt er nog aan)
Tip: Gebruik minimaal 2 cijfers voor de numering, zodat 10 niet direct na 1 volgt in de lijst met verzamelde bestanden.
Figuur met lijnen als PDF. Je kunt in Excel eerst de figuren omkleuren naar het palet van het omslag
Figuren in het juiste bestandsformaat
Je wil je figuren natuurlijk zo scherp mogelijk, met zo mooi mogelijke kleuren afdrukken. Daar heeft de drukker een specifiek bestandsformaat voor nodig. Welk bestandsformaat dat moet zijn, is afhankelijk van het soort figuur. Hieronder is beschreven welke soorten figuren je in welke bestandsformaten moet aanleveren.
Het is het fijnst, als je het originele bestand nog hebt, en vanuit dat programme de bestanden opslaat voor de drukker. Dan zijn ze het scherpst en het mooist. Heb je dat bestand niet meer? Het loont om het nog te achterhalen!
- Figuren met lijnen: Dit zijn vector bestanden. (Lees hier over het verschil tussen vector en pixel bestanden) Lever deze aan in PDF formaat.
- JPEG, TIFF of PSD bestanden met lijnen: Achterhaal het bronbestand en sla ze alsnog op als vector PDF. Als dat niet kan; op 600 dpi, minimaal in lengte en breedte op het formaat dat ze moeten worden in je proefschrift.
- Foto’s, mri’s, scans en andere pixel bestanden: 300 tot 600 dpi, minimaal in lengte en breedte op de grootte zoals ze in je proefschrift komen. (liever nog iets groter)
Tot zover de lijst met klussen die voor je klaarligt, vóórdat je alles aanlevert bij de drukker. Maar dan ben je er nog niet!
Correcties kosten veel tijd
Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: het corrigeren van je proefschrift kost enorm veel tijd. Dus voordat je in je handen klapt en denkt 'Ik ben klaar' nadat je de bestanden hebt aangeleverd... Sorry, maar je hebt nog een flinke klus te gaan...
Ik bereid je er maar vast op voor, dan valt het straks niet zo tegen. Het omzetten van jouw manuscript naar een mooie layout is mensenwerk. En daar komen foutjes in voor. Dat kan zowel door onvolkomenheden in het aangeleverde manuscript komen, als door bugs in programmas, als door een vergissing van de layouter. Want die is dagen achter elkaar naukeurig teksten aan het plaatsen, en ziet uiteindelijk wel eens iets over het hoofd.
De correctierondes zijn ervoor, om dat soort euvels eruit te halen. Dus jij gaat dan héél secuur, en volgens de voorwaarden van de layouter, je hele proefschrift na. Is alles overal consistent hetzelfde gedaan? Is alle tekst volledig geplaatst? Bovendien is het realistisch om te zeggen dat de meeste PhD studenten alles nóg een keer nalopen op tekstuele fouten (ook al is dat eigenlijk niet meer de bedoeling).
Mijn advies: houd zeker 2 dagen VRIJ rondom iedere correctieronde. Zodat je niet tot snachts 4 uur in de PDF zit aan te passen, terwijl de wekker weer gaat om 6:00 uur.
Isontwerp maakt kunst van meesterwerken
Ilse Schrauwers is grafisch ontwerper, illustrator, conceptdenker, natuurliefhebber, en bomenplanter. En sinds 2012 gespecialiseerd in het ontwerpen van proefschriften en (jubileum)boeken
Intro-afbeelding: bewerkt van Freepik